Модул за цифрово резолиране на документи

 

1.    Общо представяне на МЦРД

МЦРД осигурява:

a.    Създаване на цифрово подписан текст/резолюция

b.    Поддръжка на неограничен брой резолюции към документ

c.    Визуализация на резолюциите към документ, включително с данните в цифровия подпис

d.    Добавяне на резолюция към набора с вече налични резолюции за даден документ

e.    Защита от изтриване и модифициране на вече създадени резолюции

f.     Копиране на текста на създадени резолюции в поле „Забележки“ на документа за който се отнасят, с цел да се извършва стандартното DOCMAN- търсене по текст от наличните резолюции

g.    Съвместяване на едновременната поддръжка на цифрово подписани резолюции с МЦРД и създаването на резолюции с директно въвеждане на текст в поле „Забележки“, както с DOCMAN- клиент, така и с резолирането през Интернет

h.    Генериране на обект от вида „Задача“ в MS Outlook по данни от въведена резолюция

 

2.    Функции на МЦРД

2.1.  Четене на подписани резолюции

Четенето може да се извършва и по изкопирания текст на резолюциите в поле „Забележки“ на съответния документ, но там са недостъпни данните за цифровия подпис и няма гаранция, че някоя резолюция не е изтрита. Ето защо се използва МЦРД, както следва:

1)    За избран документ се стартира МЦРД

2)    Екранната форма на МЦРД визуализира в отделно обособени сектори съдържанието на последователно въведените резолюции

3)    При активиране на иконата на цифровия подпис в сектора на резолюция се стартира стандартния Windows интерфейс, с който по стандартен начин се визуализират данните за цифровия подпис

 

2.2.  Въвеждане на подписана резолюция

1)    Документите подлежащи на резолиране се поддържат в специален каталог- „Документи за резолюция на <име на резолиращия>“

2)    За избран документ се стартира МЦРД и се виждат създадените до момента резолюции, ако има такива

3)    Стартира се функцията „Нова резолюция“ на МЦРД

4)    МЦРД отваря екранна форма за сектор на нова резолюция, в която се въвежда нейното съдържание, в следния състав:

a.    Тема на резолюцията

b.    Описание на действията по резолюцията; описанието може да съдържа форматиран текст и вмъкнати графични изображения

c.    Изпълнител на действията по резолюцията- избира се потребител на DOCMAN^®2,5  от списък, поддържан със специално отделен за това каталог, персонален за всеки служител

d.    Списък с лица, които трябва да се запознаят с резолюцията

e.    Дата на изпълнение на действията по резолюцията

f.     Дата и час на подсещане за контрол на изпълнението на действията по резолюцията

g.    Степен на важност на изпълнение на резолюцията

·         Спешно изпълнение

·         Нормално изпълнение

5)    Ще бъде осигурен набор от стандартни текстове на резолюции, които ще могат да се въвеждат автоматично

6)    За да се извърши подписването се стартира функцията „Подписване“, която активира стандартния Windows механизъм за подписване. След приключване на подписването, новата резолюция се добавя към набора от резолюции и се визуализира чрез МЦРД

7)    При успешно подписване на резолюция се извършва:

a.    Автоматично се налага забрана за редактиране на резолираното съдържание

b.    По нейното съдържание се създава обект „Задача“ в MS Outlook на съставителя на резолюцията

§  В създадения обект „Задача“ се генерира DOCMAN^©Navigator –линк към преписката, в която се намира резолирания документ

§  Ако резолираният документ няма връзка към преписка, генерираният линк осигурява отваряне на съдържанието на резолирания документ

c.    Документът с поставената резолюция се изпраща на изпълнителя на резолюцията и на лицата от списъка, които трябва да се запознаят с нея.

За всеки резолиращ ръководител се прави персонален списък с лицата, на които може да изпраща резолираните от него документи.

d.    Документът с поставената резолюция се премества от каталога „Документи за резолюция на <име на резолиращия>“ в каталога „Резолирани документи от <име на резолиращия>“

8)    Ако екранната форма се затвори без да се подпише съдържанието, то резолюция не се формира, такава не се въвежда в набора от резолюции, не се създава съответстваща й задача в MS Outlook и не се извършва преместване на документа в каталога „Резолирани документи от <име на резолиращия>“

 

2.3.  Прехвърляне на текстовете на подписани резолюции от МЦРД в поле „Забележки“ на съответния документ

1)    Прехвърлянето се извършва за всяко „затваряне“ на МЦРД

2)    Текстът на резолюциите се помества след наличен текст в поле „Забележки“, като се отделя от него с маркера

„--- Цифрово подписани резолюции ---“

3)    Ако така формираният общ текст надхвърли допустимия за DOCMAN^®2,5  обем от 2000 символа в поле „Забележки“, МЦРД замества непрехвърления текст на резолюции с маркера „…“.

4)    Белег за успешно прехвърляне на съдържанието на всички резолюции е маркерът:

„--- Край на цифрово подписани резолюции ---“

 

2.4.  Въвеждане на неподписани резолюции

1)    Извършва се по познатия начин, чрез въвеждане на текст в поле „Забележки“ на съответния документ, като се използва DOCMAN- клиент, или Уеб-приложението за резолиране

2)    Текстът се въвежда преди разделителя „--- Цифрово подписани резолюции ---“

3)    Ако с въвеждания текст се надхвърля обема от 2000 символа е необходимо да се изтрият символи от текста на резолюциите

 

 

USW Ltd

usw@usw.bg