Сървър за децентрализирана архивна поддръжка на документно съдържание към DOCMAN- системи 

 

1.    Предназначение

Сървърът за децентрализирана архивна поддръжка (СДАП) предоставя услуги по:

·         Изнасяне на документно съдържание от DOCMAN- БД в самостоятелни файлови системи, поддържани в различни компютърни конфигурации или на отделни физически носители

·         Заместване на изнесеното съдържание на документ от DOCMAN- БД със системен файл, съдържащ описание за достъп до изнесеното съдържание

·         Създаване на архивен достъп в DOCMAN- БД до файлове извън нея, като документите за този архивен достъп се класифицират в каталожна структура аналогична на файловата структура

·         Управляем и контролируем достъп за потребителите до изнесено файлово съдържание под управлението на СДАП, САМО през DOCMAN- работните им места, със запазване на всички DOCMAN- средства за контрол и управление на този достъп

·         Средства за селектиране на документи, подлежащи на архивиране със СДАП

 

2.    Обща схема за архивиране със СДАП

·         Съдържанието на селектирани DOCMAN- документите се извежда от DOCMAN- БД и се записва във външна среда- DVD, външен HDD, друг компютър и т.н.

·         На мястото на така изведеното съдържание се записва системен файл със специално генериран код, който осигурява достъп със средствата на СДАП до записаното във външната среда съдържание на документите

·         Потребителите продължават да използват документното съдържание по същия начин, по който са работили с него и преди архивирането, като единствената разлика е, че ползват документното съдържание в архивен режим и го вземат от среда извън DOCMAN- БД

·         Потребителите нямат достъп до външната среда и не могат:

o   До получат пряк достъп до всички записани документи в нея

o   Не могат да изтриват или добавят документи в нея

o   Не могат да модифицират съдържанието на документи в нея

 

3.    Особености на архивирането със СДАП

·         Архивираните документи се класифицират по два начина:

o   Като хронологично организирана структура от папки, независимо от класификацията им в DOCMAN   

o   Като структура от папки, ако се архивира такава структура в DOCMAN   

·         Селектирането на документи за архивиране чрез СДАП може да се извърши, както следва:

o   Логическо селектиране- чрез включването им в каталог или каталожна структура с документи

o   Физическо селектиране- чрез пълна извадка от DOCMAN- БД, определена по времето на създаване на документите

·         Наименованията на създадените файлове с документно съдържание се формират от наименованията на документите в DOCMAN и от съдържанието на поле „Сигнатура“, тоест от регистров идентификатор, ако има такъв

·         СДАП осигурява създаване на архиви от документно съдържание, което се поддържа както в DOCMAN- БД, така и във вече направени СДАП-архиви

·         Възможности за допълнителен презапис и други обработки на файловите СДАП-масиви с архивно съдържание

 

4.    Ползи от архивната поддръжка със СДАП

Въвеждането на архивна поддръжка със СДАП въобще не променя начина на работа на DOCMAN- потребителите с документи, чието съдържание е под управление на СДАП. Те практически не чувстват никаква разлика от въвеждането на такава поддръжка, а тя от своя страна осигурява:

·         Рязко се облекчава процесът на създаване и поддържане на физически архив на DOCMAN- БД, защото нейният обем намалява многократно

·         Гарантира се архивен режим на достъп до документи, чието съдържание се управлява със СДАП

·         Създават се допълнителни възможности за архивно съхраняване на документно съдържание като файлове в оригиналния им формат

·         Налице са всички възможности за работа с документното съдържание под формата на файлове в оригиналния им формат в средата на тяхното архивно съхранение, ако е осигурен достъп до нея

·         Възможно е да се осигури със средствата на DOCMAN контролируем достъп до съдържание във файлови структури, поддържани в отделни файлови системи, включително и на физически носител

 

 

Изготвил:

Л.Благоев

lyubo@usw.bg, 0888 365 477