Up load Module

1. Общо представяне

Up load Module (ULM) е Web-базирано приложение, интегрирано с DOCMAN^©2.5- базирана система. С него се обслужва цялостния процес по приемане през Web на кратки текстови съобщения, към които могат да бъдат прикачени файлове в произволен формат.

Интерфейсът на модула е следният:

1. Функции по приемане на текстови съобщения и/или прикачени файлове

1.1. Въвеждане на Email-адрес

Въвеждането е задължително независимо от това дали се подава текстово съобщение, или се изпраща прикачен файл. Извършва се само синтактична проверка и при грешка се отказва приемане на информация.

Въведеният Email-адрес се съхранява в създадения обект в DOCMAN^©2.5 и може да бъде обработван в последствие.

1.2. Формиране на текста на съобщение

Задължително е подаването на текст поне в едно от двете полета- „Заглавие” или „Забележки”. Текстът в двете полета е с дължина както следва: в „Заглавие”- 256 символа и в „Забележки”- 2048 символа.

По подадения текст се формира в DOCMAN^©2.5 обект от вида „документ” и той се въвежда в аналогичните полета на обекта.

Автоматично се регистрира времето на създаване на обекта, тоест на подаване на съобщението.

1.3. Подаване на файл

При подаване на файл не е задължително да се подава текст в полетата по предишната точка. В този случай, в DOCMAN^©2.5 се създава документ с наименование [Подаден без заглавие], който съдържа подадения файл.

Дължината на подавания файл може да бъде ограничена в настройката на Up load Module.

1.4. Подаване на персонални данни

В стандартната версия на Up load Module не е задължително подаването на персонални данни, или наличие на задължителна регистрация за подаване на информация през него.

При въвеждане на персоналните данни (име, презиме, фамилия и идентификатор) или на част от тях, в DOCMAN^©2.5 се създава обект от вида „физическо лице”, заедно със създаване на документа по подадено съобщение и/или прикачен файл. Така създаденото ФЛ се назначава като автор на документа.

Идентификаторът в състава на персоналните данни може да бъде произволен текстови низ с дължина до 10 символа. Той се използва за улесняване на декларирането на авторство върху подадено съобщение и/или файл.

Ако се въведе идентификатор, системата търси налична регистрация по вече подадени персонални данни и ако има такава, сама извежда тези данни в полетата на формата за управление на Up load Module. Така се гарантира, че подаденият Email-адрес е коректен и към създаденият в DOCMAN^©2.5 документ ще бъде коректно назначен автор на подаваната информация.

Тоест, регистрацията в стандартната версия на Up load Module е пожелателна и тя служи за удобство при деклариране на авторство върху подадената информация.

2. Обратна връзка в процедурата по подаване

2.1. On line съобщение за приета информация

След успешно извършване на процедурата по подаване на информация, Up load Module връща незабавно информация за това, която на екрана изглежда по следния начин:

1.1. Off line съобщение за приета информация

Заедно с on line връщане на информация, Up load Module формира Email- съобщение, чието съдържание е аналогично на on line на върнатата информация.

Ако изпращането на съобщението не се извърши успешно, това се указва в on line съобщението с текст в червен цвят.

2. Обработка на приетите текстови съобщения и/или прикачени файлове

Тази обработка може да се извърши с използване на всички ресурси на DOCMAN^©2.5. Към стандартната конфигурация на Up load Module се предлага специализирана настройка с допълнителни функции, които осигуряват:

- сигнализация на един или повече потребители на системата, че през Up load Module е получено съобщение

- деловодна обработка на документа, формиран по получения текст и/или прикачен файл

- изпращане на Email- съобщение за отхвърляне или приемане за по-нататъшна обработка на документа

- включване на документа в произволно организиран процес на последваща обработка

- поддържане на архив на всички създадени документи по получен текст и/или прикачен файл, независимо от тяхното приемане или отхвърляне на етапа на тяхната деловодна обработка

3. Настройка на модула

3.1. Организация на настройката

Всички данни, които формират компонентите на настройката са дефинирани като DOCMAN^©2.5- обекти, или техни компоненти. Това позволява настройката да се извършва от специалисти по дизайн и административни технологии, които не е необходимо да бъдат компютърни специалисти. Възможно е също така:

- поддържане на архиви от цялостни настройки, варианти на настройки и т.н.

- динамична промяна на настройката в рамките на броени минути

Самата настройка на различните компоненти ще бъде представена, като компонентите ще бъдат цитирани с текстовете, които се виждат на фигурата към т.1.

3.2. Компоненти, подлежащи на настройка

3.2.1. Надпис „Въпроси по „е-практика”

Текстът се извлича от наименование на съответен обект в DOCMAN^©2.5. Този обект съдържа и друга информация по настройка на Up load Module- например Email-адреса, от името на който Up load Module изпраща съобщенията до подаващите информация през него.

3.2.2. Надпис „Какви документи приемаме” и текст под него

3.2.3. Надпис „Какви документи издаваме” и текст под него

3.2.4. Надпис „Относно инициативата „е-практике” и текст под него

3.2.5. Банер на страницата

3.2.6. Линк към структура от документи

В изображението към т.1. такъв линк не е показан, защото той липсва в настройката на показаната инсталация на Up load Module. Такъв линк дава възможност да се публикува съдържанието на DOCMAN^©2.5- структура от документи в Интернет, във връзка с предназначението на Up load Module. Наименованието на линка се взема от наименованието на структурата в DOCMAN^©2.5, тоест то също подлежи на лесна и гъвкава настройка.

3.3. Автоматизиране на настройката

Богатата функционалност на Up load Module се постига с доста обемиста настройка. Този процес е улеснен със специално програмно приложение, към което има подробна помощна информация.